ここは、もうすぐ定年退職のワタシ（６３歳）に、悩み多きお仕事ガールのムカシちゃん（２３歳）が、仕事にまつわる悩みを話しに来る場所です。仕事のモヤモヤ、誰にだってあります。そんな、あるあるな話を皆さんと共有し、悩んでいるのは自分だけじゃないと気付いていただければ嬉しいです。過剰に落ち込まず、楽な気持ちで仕事が出来ますように。ザワつくこころが少しでも凪いでいくようなサイトを目指しています。
会議の調整役は大変です
リスケとは
ワタシ：そういうの、今どき、リスケって言うらしいね。英語の「reschedule（リ・スケジュール）」の略語で、計画や予定を変更・調整することらしいよ。
ムカシ：「今日のどうでもいい会議のリスケお願いします」みたいな使い方ｗ？
ワタシ：ムカシちゃん、悪いよｗ
ムカシ：でも、今日会議の準備係をして、急なリスケをするということが、皆さんに迷惑をかけることなんだということが分かったわ。調整役の私も大変だし、会議のメンバーの皆さん全員の仕事のスケジュールを変更しなければならないし、その仕事相手のクライアントさんたちにもご迷惑をかけることになるし。
ワタシ：そうね。出来ることなら皆さん、リスケをお願いするのは避けたいのが本音でしょう。でも、どうしても予定の変更が必要なときもあるわね。そういう時、気をつけなければならないことを考えてみましょう。
リスケするときの注意点
変更の必要が発覚した時点でなるべく早く伝える
調整役は、予定を変更しなければならないことがわかったら、混乱を最小限にするためになるべく早くメンバーに周知する必要があります。メンバーの皆さんは、決められた時間に合わせて動いているということを忘れてはなりません。もし、自分がリスケをお願いするときも、言いにくいのは重々承知ですが、なるべく早くお知らせするのがマナーです。
納得できる理由を伝える
納得できる理由というのは、真実でないこともあります。ダブルブッキングや失念していた時は、別の約束を優先されたとなったら、対応によっては相手の怒りを買う事にもなりかねません。約束のお相手を尊重しているということを伝えながら誠意を持って理由を伝えましょう。苦しい言い訳とバレバレの嘘には注意して下さい。すぐに見破られます。
日程の再調整は話し合いを
リスケの際は、相手方の都合を考慮し、一方的にこちらの日程を押しつけない事が大切です。こちらが先に迷惑をかけているのです。お相手の希望の日程でリスケできるように最大限努力しましょう。
何度も変更をしない
何度も同じ失敗を繰り返すと信用を失います。リスケのリスケはしない、許されるのは１回の変更のみです。
お礼と謝罪を忘れずに伝える
再調整の話し合いの時と、実際顔を合わせた時、２回お礼と謝罪をしましょう。これは、リスケをお願いした人と、調整役の人の両方に必要なことです。
リスケという言葉について
最初の約束を反故にして再調整をするという、迷惑なお願いである事を忘れてはなりません。『リスケ』と言う言葉を使用する是非については、関係性をよく考えて判断した方が良さそうです。
会議をリスケしないでいいようにする心配り
ムカシ：私ね、１週間前に一斉メールで会議のお知らせをしたの。そして、今日の朝、同じメンバーに同じ内容のメールをリマインドで送ったの。その上、資料を印刷して、午前中に前もって配ったの。それでもまだ足りなかったかな？
ワタシ：足りなくないね。よくやった！前もってというのと、リマインド、それから、構成メンバーに一斉メールがいいわ。だって、みんなに平等にお知らせしてるんだもの。みんながちゃんと出席できるよう配慮して、予定変更が必要な場合にはそれに早く気づけるよう、注意を呼びかけたのね。それでも、予定を変えなくてはならない事ってあるのね。みんなムカシちゃんの頑張りは分かってくださるわ。
まとめ
会議の調整役を経験したからこそ、再調整の難しさや他の方に与える影響を考えることが出来ました。はっきり言って調整役は迷惑を被っているだけで悪くはないですね。でも、多方面に謝り倒すのが調整役の仕事となると、なんだか理不尽です。きっと、あなたの立場を分かってくれる人もいます。いろんな役割を経験すると、他の人に配慮できる素敵な社会人になれるということでしょうか。
